Gegevens en privacy

Om mijn werk correct uit te kunnen voeren, kom ik in aanraking met de onderstaande gegevens:

• Naam
• E-mailadres
• Fysiek adres
• Eventueel afwijkend postadres
• Eventueel telefoonnummer
• Gegevens (waaronder eventuele persoonsgegevens) in de te vertalen documenten

2.1. Totstandkoming en administratieve verwerking van de opdracht

Gegevens worden gebruikt voor het volgende:

• Naam, e-mailadres en (eventueel) telefoonnummer worden gebruikt om afspraken met u te maken over de vertaling en om eventueel te kunnen overleggen
• Uw postadres voor het versturen van beëdigde vertalingen
• Uw naam en adres voor de facturering – dit is een wettelijk vereiste

2.2. Vertalingen

Een aparte categorie gegevens zijn de gegevens waarmee ik in aanraking kom tijdens het uitvoeren van mijn werk. Te vertalen teksten kunnen informatie bevatten die betrekking heeft op u als persoon of op uw bedrijf. Deze informatie wordt uiteraard strikt vertrouwelijk behandeld. Vertalingen die betrekking hebben op persoonlijke of vertrouwelijke informatie worden tenzij anders afgesproken bewaard voor een periode van drie maanden (om u eventueel van een vervangend exemplaar te kunnen voorzien).

2.2.1. Bijzondere persoonsgegevens

Het kan ook voorkomen dat een tekst (bijvoorbeeld een rechterlijke uitspraak, familieboekje, of medisch document) persoonsgegevens uit de zogenoemde ‘bijzondere categorieën’ bevat. Dergelijke bijzondere persoonsgegevens zijn gegevens die betrekking hebben op ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, het lidmaatschap van een vakbond, gezondheid, of seksueel gedrag/seksuele gerichtheid. Deze gegevens zijn extra beschermd in de AVG. Om dergelijke gegevens te mogen vertalen, heb ik uw uitdrukkelijke, schriftelijke toestemming nodig.

2.2.2. Vertaalgeheugen

Als vertaler werk ik met een vertaalprogramma. Dit programma werkt met een ‘vertaalgeheugen’: een database die eerder door mij vertaalde zinnen (‘segmenten’) onthoudt. Zo kan ik mijn werk sneller en consistenter uitvoeren. Segmenten die tot natuurlijke of rechtspersonen te herleiden zijn worden iedere drie maanden uit het geheugen verwijderd.

Gegevens van u waarover ik beschik worden op geen enkele wijze, mondeling noch schriftelijk, openbaar gemaakt of met derden gedeeld, tenzij de wet dit vereist.

• Algemene gegevens worden, tenzij anders vereist door de wet, drie maanden na totstandkoming van de opdracht verwijderd, of per direct indien de opdracht niet tot stand komt.
• Gegevens in vertalingen worden, tenzij anders overeengekomen, maximaal drie maanden bewaard.

Uw gegevens worden verwerkt op een computer. Dat brengt uiteraard risico’s met zich mee. Daarom zorg ik altijd voor passende technologische beveiliging. De computer waarop ik werk is beveiligd met een betrouwbare firewall, virusscanner en wachtwoord en is aangesloten op een eigen internetverbinding.

Gegevens worden nooit opgeslagen in de ‘cloud’ en er wordt niet gewerkt via een netwerk of externe wifi-verbinding.

Met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens heeft u recht op:

• Uitleg over welke persoonsgegevens ik van u heb en waarvoor ik deze gebruik
• Inzage in de precieze persoonsgegevens die ik van u heb
• Correctie van fouten in uw persoonsgegevens
• Verwijdering van verouderde persoonsgegevens
• Intrekking van toestemming
• Bezwaar tegen een bepaald gebruik

Wilt u gebruik maken van (een van) de bovenstaande rechten? Stuur dan een e-mail. Geef daarin duidelijk aan wie u bent, zodat ik weet op wie de gegevens betrekking hebben.

Bent u niet tevreden over de manier waarop ik met uw gegevens of uw vragen daarover omga? Dan kunt u een klacht indienen bij de toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens.